第四十五条建立档案的收集和归档制度。项目工作人员在项目实施中形成和收集的有关文件、材料，应及时送交档案管理人员整理、立卷。档案管理人员应及时催收相关资料归档。

收集档案材料主要包括以下内容：

（一）文书档案

1、文件类：国家、省、市（州）、县主管部门和其他相关部门印发的有关文件；中日双方签订的有关项目协议；项目管理办法和规定；各类批复文件。

2、宣传类：会议材料、记录、纪要、简报、录像、照片、宣传材料、领导讲话等。

3、信函报告类：涉及项目的传真件、信函、上报材料、监理报告、审计报告等。

（二）技术档案

1、规划设计：项目建议书、可行性研究报告、土地利用规划、年度作业设计、农户调查、各类合同、协议书。

2、计划：年度实施计划、年度工作计划、执行计划。

3、总结材料：各类工作总结、报告、年终总结。

4、检查验收：县自查验收材料、省级验收材料、不定时检查报告、督办材料、日本国际协力机构检查验收材料等。

5、推广培训：项目技术培训、交流等有关材料。

（三）财务档案

1、资金下达文件、年度用款计划。

2、与项目有关的原始凭证、账本、会计报表等资料。

3、年度财务预、决算报表及财务分析等。